FAQ sul Trust Service Provider

In questa pagina di supporto sono fornite le risposte ai quesiti più frequenti relativi ad informazioni, configurazioni ed aspetti tecnici del servizio Trust Service Provider

FAQ SULLA CONSERVAZIONE PEC

› CONSERVAZIONE PEC

Che cos’ è la PEC?

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un mezzo di trasporto di documenti, non una tipologia documentale come ad es. i contratti e le fatture. Le PEC si compongono di: una “busta di trasporto” creata e firmata digitalmente dal gestore di posta elettronica certificata del mittente, nella quale è contenuto a sua volta l’intero messaggio originale e un file di configurazione che specifica in formato elaborabile i dati di certificazione ed informazioni aggiuntive sul tipo di messaggio e il tipo di ricevuta richiesta.

Perché devo conservare le PEC?

L’articolo 2214 del Codice Civile prevede l’obbligo di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite», mentre l’articolo 2220 del Codice Civile dispone la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti.

Dunque, come i telegrammi e fatture, anche le PEC rientrano nella categoria della “corrispondenza commerciale” e devono essere conservate.

Inoltre il Codice dell’Amministrazione Digitale all’art. 43 comma 1 cita chiaramente: “I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali…”.
La PEC è un documento informatico a tutti gli effetti e quindi per garantire la sua validità negli anni è necessario che questo avvenga in un sistema di conservazione, che, riprendendo l’art. 3 delle regole tecniche in materia di sistema di conservazione, deve essere in grado di garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

Non è sufficiente quindi la conservazione delle PEC sul mio computer o presso il Gestore PEC?

L’archiviazione delle PEC sul proprio PC non garantisce quelle che sono le caratteristiche sopra descritte, privando dunque le PEC del loro valore legale.
Inoltre sarebbe illogico stampare i messaggi PEC, dato che si tratta di documenti originali informatici che, se copiati in forma cartacea, perderebbero parte del loro valore legale.

Infine il Gestore PEC è obbligato a conservare per 30 mesi almeno i soli log di invio ricezione, che contengono informazioni di primaria rilevanza come il destinatario, l’oggetto della PEC ecc.. ma non il contenuto del messaggio PEC.
È dunque inevitabile prevedere un flusso che -invii in conservazione le proprie PEC presso un sistema di conservazione sicuro ed affidabile.