FAQ sul Trust Service Provider

In questa pagina di supporto sono fornite le risposte ai quesiti più frequenti relativi ad informazioni, configurazioni ed aspetti tecnici del servizio Trust Service Provider

FAQ SULLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

› PEC - Posta Elettronica Certificata

Che cos'è?

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica (che utilizza i protocolli standard della posta elettronica tradizionale) nel quale al mittente viene fornita, in formato elettronico, la prova legale dell’invio, della consegna e dell’integrità della email nonchè dei documenti informatici (eventuali allegati).

A cosa serve?

Alla trasmissione di messaggi in formato elettronico, che possono contenere qualsiasi tipologia di informazione ed allegato, dei quali si voglia avere la certezza di recapito ed integrità. La PEC è nata per sostituire, dal punto di vista tecnico e legale, la Raccomandata postale con ricevuta di ritorno, o raccomandata AR. Così come avviene per la raccomandata AR, al mittente viene inviata una ricevuta che attesta la consegna del proprio messaggio al destinatario.

Ha valore legale?

Sì, ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento; quindi consente l’opponibilità a terzi dell’avvenuta consegna (il valore legale è sancito dal DPR n.68 dell’11 febbraio 2005).

Chi può utilizzarla?

Chiunque sia Titolare di una Casella di Posta Elettronica Certificata (Privati, Aziende, Pubblica Amministrazione, Professionisti ecc.).

Come si attiva una casella di PEC?

Per l’attivazione di una casella di posta elettronica certificata si devono compiere i seguenti passi:

1. Richiesta di attivazione
Compilare il form di registrazione o il modulo di attivazione (richiesta di attivazione) presenti sul sito www.sicurezzapostale.it. Nel form e nel modulo devono essere indicati i propri dati anagrafici (nel caso il cliente sia un privato) e quelli relativi alla persona giuridica (ente, azienda) di cui il richiedente sia rappresentante. Il cliente deve inoltre dare il proprio consenso affinché Namirial S.p.A. possa entrare in possesso dei suoi dati personali e gestirli ai fini dell’erogazione del servizio.

2. Download condizioni fornitura
Nel caso di richiesta tramite form, il gestore invia al richiedente per email (casella tradizionale) la conferma dell’avvenuta registrazione. Il richiedente scarica e stampa la richiesta di attivazione insieme a tutta la documentazione relativa.

3. Pagamento
Il cliente effettua il pagamento di quanto richiesto secondo le modalità inidicate sul sito del gestore. In caso di pagamento tramite carta di credito, il gestore invia una email al cliente nella quale indica che il pagamento è avvenuto correttamente.

4. Invio conferma di attivazione ed informazioni aggiuntive
Il cliente, dopo aver compilato e firmato il modulo di attivazione con le condizioni di fornitura, lo invia al gestore insieme alla fotocopia di un documento di identità valido e alla ricevuta di pagamento (in caso di pagamento tramite bonifico bancario). L’invio deve avvenire via fax, via PEC o tramite raccomandata con ricevuta di ritorno.

5. Attivazione
Il gestore, dopo aver verificato la correttezza delle informazioni inviate dal cliente, attiva la casella e gli eventuali domini richiesti.

6. Messaggio di benvenuto
A seguito dell’attivazione, il gestore invia al cliente una email di benvenuto nella quale vengono forniti tutti i dettagli del servizio erogato. In particolare vengono indicati i parametri di accesso al sistema: username, password, server stmp, server pop/imap, indirizzo webmail, ecc.

Come si accede al servizio?

Dal punto di vista dell’impiego, la casella di PEC non si differenzia da una normale casella di posta che può essere utilizzata sia attraverso un sistema di webmail che tramite i più diffusi client di posta (Thunderbird, Eudora, Outlook Express, Outlook, Mac Mail ecc.).
Nella  email di benvenuto inviata del gestore sono indicati sia i paramteri per entrare nella webmail (username, password e link alla webmail), sia quelli di configurazione della casella su client (server pop/imap, server smtp e numeri delle realtive porte). Le istruzioni per la configurazione di un client di posta e per l’utilizzazione della webmail possono essere reperite nel sito, alla sezione “Documentazione“.

Si possono inviare messaggi PEC tra utenti che utilizzano differenti gestori di PEC?

Sì ed in tal caso il mittente riceverà indietro le ricevute di Accettazione e Consegna; la normativa impone a tutti i gestori di PEC di garantire la piena interoperabilità dei servizi offerti. Le uniche caselle cui non possono essere effettuati invii sono quelle della c.d. “posta certificata al cittadino” (caselle con dominio postacertificata.gov.it) e a tutte le altre che siano specificamente chiuse ad invii da utenti esterni.

Si possono inviare messaggi PEC ad un destinatario che abbia una casella tradizionale?

Sì  ma in questo caso il mittente riceverà indietro la sola ricevuta di Accettazione. In tale caso l’invio avrà il valore di una raccomandata semplice e quindi non si potrà avere la certezza dell’avvenuto recapito né dell’integrità del contenuto.
L’invio e la ricezione di messaggi di PEC hanno pieno valore legale solo nel caso in cui sia il mittente che il destinatario siano provvisti di una casella di Posta Elettronica Certificata.

In che modo si ha la certezza dell’avvenuto recapito del messaggio di PEC?

Nel momento in cui l’utente invia il messaggio riceve, da parte del proprio gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale (data e ora) dell’invio. Tale ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio.
Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata, nel caso di errata compitazione della denominazione della casella del destinatario) consegna, con l’indicazione della relativa data ed ora e questo a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario. Tale ricevuta di consegna fornisce la certezza tecnica e legale dell’avvenuto recapito al destinatario della email PEC (viceversa, la mancata consegna fornisce la certezza tecnica e legale del mancato recapito).

Come posso contestare un destinatario che asserisce di non aver ricevuto una e-mail inviata alla sua casella PEC?

Con la posta certificata posso opporgli la ricevuta di consegna. Questa ricevuta attesta, con firma del provider scelto dal destinatario, la data e l’ora in cui il messaggio è stato consegnato nella sua casella.
Nel caso il destinatario non fosse in copia conoscenza “CC”, la stessa ricevuta contiene anche l’intero contenuto (testo ed eventuali allegati) del messaggio recapitato.

Si possono inviare messaggi utilizzando il campo "CCN" e/o "BCC" che nascondono l'indirizzo del destinatario in un invio multiplo?

In base al manuale sulle “Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata”, ai capitoli 6.1 e 6.3.1 si stabilisce che:
Ai fini della determinazione dei dati di certificazione fanno fede, per il sistema, gli elementi utilizzati per l’effettivo instradamento del messaggio verso i destinatari (campi “To” e “Cc”). I dati di indirizzamento presenti nel campo “Ccn” o “Bcc” non sono considerati validi dal sistema in quanto nascondono l’indirizzo del destinatario.
Qualora il messaggio non superi i controlli (nel caso venga utilizzato il campo “Ccn” o “Bcc”), il punto di accesso non dovrà accettare il messaggio all’interno del sistema di posta certificata emettendo il relativo avviso di non accettazione.

C'è un limite al numero di messaggi che posso ricevere nella mia casella?

Il limite è costituito dal fatto che la casella sia piena e quindi non vi sia più spazio nel disco; in tal caso i messaggi in arrivo verranno rifiutati e persi. La casella di posta deve essere quindi liberata di tutti o parte dei messaggi che contiene. Se la casella è stata configurata su client senza l’opzione di mantenere una copia dei messaggi sul server è sufficiente leggere i nuovi messaggi in arrivo. Questo cancellerà qutomaticamente i messaggi presenti su webmail.
Nel caso in cui si utilizzi la casella su client con opzione di mantenere copia dei messaggi sul server, allora si deve provvedere a scaricare sul proprio computer (o a cancellare) tutti o parte dei messaggi presenti sul server.
Tramite le webmail è possibile la sola cancellazione dei messaggi e non il loro salvataggio

Se si smarrisce una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per ottenere una copia valida a fini legali?

Occorre rivolgersi al proprio Gestore di PEC il quale, per legge, è obbligato a registrare ed archiviare tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate (Log) per 30 mesi su server e per 5 anni su supporto telematico.
La richiesta può essere effettuata compilando l’apposito modulo di richiesta dei Log con i seguenti dati:

Nome e Cognome del richiedente
indirizzo PEC del mittente
indirizzo PEC del destinatario
data di riferimento del messaggio da ricercare
oggetto del messaggio da ricercare (opzionale)
identificativo del messaggio (opzionale)

Il modulo di richiesta va inviato tramite posta elettronica certificata o, in alternativa, via fax o raccomandata AR; in ogni caso, oltre alle suddette informazioni, il richiedente deve inviare anche una fotocopia di un documento di identità valido.

La casella di posta certificata utilizzata dal gestore per la ricezione delle richieste dei Log è comunicata agli utenti all’interno del messaggio di benvenuto inviato a seguito dell’attivazione.
Il personale del servizio di help desk di Namirial S.p.A., una volta estratte dal server le informazioni richieste, le comunica al cliente via posta elettronica certificata o con mezzi alternativi (raccomandata AR, fax).

Ci sono delle differenze tra l'utilizzo della casella attraverso webmail o tramite un client?

Il vantaggio dell webmail è che permette di accedere alla propria casella di posta da qualsiasi computer e non richiede configurazioni. La webmail però, al contrario dei client, non permette di scaricare i messagi nel proprio computer ma solo di cancellarli per liberare spazio. I client di posta sono strumenti più completi ma richiedano una configurazione iniziale. In ogni caso si possono utilizzare contemporaneamente entrambi i sistemi.

Cos'è il Log?

Il file di Log è un registro informatico all’interno del quale vengono memorizzate tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate (invio e ricezione) dalle singole caselle di PEC; esso è utile per la ricostruzione delle ricevute nel caso di eventuale smarrimento delle stesse. Ciononostante, il Log non contiene il testo né gli eventuali allegati delle email PEC spedite e/o ricevute.

Cosa si deve fare in caso di smarrimento della password di accesso al sistema?

In caso di smarrimento della password di accesso al sistema, il titolare di una casella di PEC potrà chiederne una nuova al gestore. Per far questo deve inviare una richiesta via fax o raccomandata AR nella quale devono essere contenuti i seguenti dati:

  • Nome e cognome del richiedente
  • Ragione sociale (eventuale)
  • Indirizzo (Via, Città, CAP, Nazione)
  • Codice fiscale partita IVA (eventuale)
  • E-mail valida (per l’invio della password e per eventuali comunicazioni)

Inoltre il richiedente deve inviare la fotocopia di un documento di identità valido.
Il personale del servizio di help desk di Namirial S.p.A., una volta assegnata la nuova password, la comunica al cliente via posta elettronica o con mezzi alternativi (raccomandata AR, fax).

È presente un servizio di assistenza a cui rivolgersi in caso di necessità relative all'utilizzo del servizio?

Per  la gestione di problematiche relative al servizio di posta elettronica certificata Namirial S.p.A. ha predisposto uno specifico canale di comunicazione (help desk) con l’utenza finale. L’help desk è costituito da uno staff di impiegati preposti all’assistenza clienti per il servizio di posta elettronica certificata e risponde al numero di selezione automatica durante l’orario di ufficio, dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 15.00 alle 19.00, dal lunedì al venerdì.
Le richieste di assistenza possono essere inviate 24 ore su 24, tramite posta elettronica o attraverso apposite pagine web presenti sul sito www.sicurezzapostale.it (trouble ticketing). In tali casi la richiesta perviene a tutti gli operatori e viene evasa dal primo disponibile.
Le richieste effettuate tramite posta elettronica o attraverso il portale, se pervenute fuori dall’orario lavorativo o nei giorni festivi, sono prese in carico a partire dal primo giorno lavorativo successivo.

L’utente ha la possibilità di chiedere all’help desk informazioni generali sulla posta elettronica certificata (come funziona, possibili usi del canale, validità legale dei messaggi di PEC, ecc) e dettagli specifici sul servizio erogato quali, ad esempio:

  • Come configurare il client di posta
  • Come accedere e come utilizzare la webmail
  • Come riottenere le credenziali di accesso in seguito al loro smarrimento
  • Come ottenere un estratto dei file di log
  • Quali sono le garanzie di sicurezza del servizio
  • Come vengono trattati i dati personali

Il cliente potrà segnalare eventuali problemi riscontrati durante l’invio e la ricezione dei messaggi sia attraverso i client di posta che attraverso la webmail. Tutte le segnalazioni vengono gestite attraverso un sistema di trouble ticketing che segnala via email ogni aggiornamento fino alla risoluzione definitiva.

Cos'è il trouble ticketing?

È il sistema attraverso il quale Namirial S.p.A. tiene traccia di tutte le segnalazioni effettuate dai propri clienti. Il sistema si basa su un’applicazione web-based attraverso la quale il personale help desk è in grado di:

  • Creare un nuovo ticket a seguito di una segnalazione da parte del cliente.
  • Seguire la “vita” del ticket nel corso degli aggiornamenti e cambi di stato fino alla risoluzione finale.
  • Aggiornare il ticket annotando gli interventi fatti e le comunicazioni con il cliente.
  • Attingere ad una knowledge base contenente le guide ai servizi, le domande più frequenti (F.A.Q.), i casi più significativi.
  • Ricercare i ticket in base ad una serie di informazioni quali la data di creazione, la categoria ecc.

Tutte le modifiche di stato vengono notificate all’utente che ha effettuato la segnalazione attraverso un messaggio di posta elettronica.

Come si fa a scaricare i messaggi dalla propria casella?

Per scaricare i messaggi e quindi liberare spazio nel disco bisogna aprire il client di posta utilizzato e dalla barra degli strumenti cliccare sulla voce “Strumenti” e successivamente su “Account“.
Nella finestra “Account” si deve selezionare “proprietà” e di seguito “impostazioni avanzate“.
In quest’ultima finestra, nella sezione recapiti, si dovrà disattivare l’opzione “Conserva una copia dei messaggi sul server”. Per confermare la scelta si dovrà cliccare su e “Ok” (in qualche client tale ultima operazione sarà preceduta da “Applica”).

Se l’opzione è già disattivata, per liberare lo spazio della casella è sufficiente leggere i messaggi. Nel caso la casella non sia configurata su client, sarà necessario effettuare tale configurazione senza abilitare l’opzione “Conserva una copia dei messaggi sul server”.

Si può richiedere la cancellazione di una casella PEC?

In qualsiasi momento il titolare può richiedere al proprio gestore la cancellazione della propria casella di PEC. Per far questo deve compilare l’apposito modulo nel quale devono essare indicati i seguenti dati:

  • Nome e cognome del richiedente
  • Ragione Sociale (eventuale)
  • Indirizzo (Via, Città, CAP, Nazione)
  • Codice fiscale
  • Partita IVA (eventuale)
  • E-mail valida (per la notifica della data di cancellazione e per eventuali comunicazioni)

La richiesta andrà inviata via posta elettronica certificata o, in alternativa, via fax o raccomandata AR. Il richiedente deve inoltre inviare la fotocopia di un documento di identità valido.
La richiesta di cancellazione può essere fatta solamente dal titolare della casella, a meno che la cancellazione non sia dovuta a problematiche inerenti l’inadempimento degli obblighi contrattuali da parte del titolare della stessa; In ogni caso, il gestore effettua i necessari controlli dopodiché provvede a comunicare al richiedente la data e l’ora in cui la cancellazione verrà effettuata, raccomandandogli di scaricare e conservare tutte le email e le ricevute eventualmente presenti nella casella. Fino a tale data, il richiedente può sempre fermare la procedura di cancellazione tramite comunicazione al gestore; viceversa il gestore provvede alla cancellazione senza ulteriori comunicazioni.